Persondatapolitik

For at drive Aarhus Maskinmesterskole (AAMS) og kunne tilbyde uddannelsesforløb og kursustilbud, er der personoplysninger, AAMS har behov for at behandle. Persondatapolitikken er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data AAMS indsamler, hvorfor de indsamles, og hvad de anvendes til. Dette er vigtige oplysninger, som AAMS håber, at du vil tage dig tid til at læse. 

Vores behandling af dine personoplysninger 

AAMS behandler personoplysninger, som er udleveret til AAMS i forbindelse med

  • ansøgning om optagelse på et uddannelses- eller kursusforløb
  • at du studerer her eller ifm. at du er på kursus på AAMS
  • ansøgninger til stillinger på AAMS
  • ansættelsesforhold på AAMS

Personoplysningerne behandles i overensstemmelse med AAMS’s persondatapolitik, som er udarbejdet i henhold til de til enhver tid gældende regler om behandling af personoplysninger. Disse personoplysninger behandler AAMS, for at kunne leve op til vores forpligtelser i forbindelse med:

  • uddannelses- eller kursusforløb
  • ansættelsesforhold
  • forpligtelser som selvejende uddannelsesinstitution under Uddannelses- og Forskningsministeriet. 

 

Uden oplysningerne kan AAMS ikke tilbyde uddannelses- eller kursusforløb. 

 

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger: 

  • Navn, adresse, telefon, e-mail, statsborgerskab 
  • Cpr.nr. 
  • Adgangsgrundlag, dvs. oplysning om tidligere uddannelser 
  • Eksamensbeviser eller øvrige beviser/dokumentation for gennemført uddannelse 

 

Opbevaring og sletning 

AAMS stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke længere er relevante for os. Dog skal AAMS jf. BEK nr. 1585 af 13/12/2016 opbevare de oplysninger, der er nødvendige for at udstede beviser, i 30 år efter eksamens eller prøvens afslutning. 


Dine rettigheder efter persondataforordningen 

I forbindelse med AAMS’s behandling af dine personoplysninger, har du adskillige rettigheder: 

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan AAMS behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger. 
  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet. 
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet. 
  • Retten til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til direkte markedsføring. 
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering. 
  • Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet). 

Da alle anmodninger skal håndteres af den persondataansvarlige, vil en besvarelse ske hurtigst muligt, men behandlingstiden kan en tage op til en måned. Ved særlig omfattede anmodning kan det være berettiget at benytte længere tid.  Enhver anmodning vil blive behandlet individuelt. 

 

AAMS kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger, der findes som sikkerhedskopier). 

 

Hvis AAMS kan rette oplysninger, gør AAMS naturligvis dette gratis, med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. AAMS bestræber sig på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når AAMS sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at AAMS ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer. 

 

Du kan som registreret kontakte AAMS’s DPO angående alle spørgsmål om behandling af dine oplysninger og om udøvelse af dine rettigheder jf. Persondataforordningen art.38 stk. 4. Du kan se kontaktinfo sidst i denne politik. 

 

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet (https://www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet/ Datatilsynet kan også kontaktes fra den digitale postkasse på www.borger.dk 

 

Oplysninger, som vi videregiver 

Personoplysninger videregives kun i det omfang det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelse som uddannelses- og kursusinstitution i forhold til de studerende/kursister og som arbejdsgiver i forhold til institutionens ansatte. 

 

AAMS videregiver kun persondata i den udstrækning der er lovhjemmel til det, det er en del af en kontraktlig forpligtigelse eller der er givet samtykke til det af den registrerede. AAMS vil indgå databehandlingsaftale i det omfang, det er påkrævet.   

  

AAMS kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden, ministerier og vores partnere. Det kan f.eks. være oplysninger, der viser generelle tendenser om udviklingen i antal studerende på de maritime uddannelser. 

 

Informationssikkerhed 

AAMS arbejder hele tiden for at beskytte AAMS og vores ansatte mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som AAMS lagrer. AAMS har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på AAMS: 

  • Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger. 
  • Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger. 
  • Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne. 
  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt. 
  • Kryptering af personoplysninger modtaget på AAMS’ hjemmeside. 
  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på AAMS’ vegne. 
  • Vejledning og awareness-træning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer. 
  • Gennemførelse af risikovurderinger og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger, for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen hos AAMS. 


Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder 

AAMS gennemgår regelmæssigt, at AAMS overholder vores egen persondatapolitik og IT-sikkerhedsinstruks. Hvis AAMS modtager formelle skriftlige klager, kontaktes afsenderen for at følge op på klagen jf. proceduren for dette. 


Ændringer 

AAMS’s persondatapolitik kan ændres fra tid til anden. Det vil altid være den opdaterede politik, der ligger offentligt tilgængeligt i AAMS’s kvalitetssikringssystem. Ved eventuelle væsentlige ændringer gør AAMS opmærksom på dette via e-mail eller lignede.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige: 

 

Kontaktoplysninger


Dataansvarlig 

Aarhus Maskinmesterskole

Inge Lehmann gade 10

8000 Aarhus C 

Tlf. 86126222


Kontaktoplysninger på persondataansvarlig internt på AAMS

IT-ansvarlig Michael Pedersen

E-mail: mpe@aams.dk

Alle henvendelser skal ske skrifteligt til denne E-mail adresse

 

Kontaktoplysninger på DPO

Lektor/jurist Susanne Ketil

E-mail: ske@fms.dk

Tlf.: 27130069

 

Opdateret: 20. maj 2019

Klik for at folde hele indholdet ud